Multi Dokumentenvergleich Software

Gemeinsam Dokumente schreiben, überarbeiten und produzieren – und das um bis zu 10* schneller wie bisher. Die intelligente Textverarbeitung. Aber nicht nur das, mit SMASHDOCs ist es möglich einen Multi Dokumentenvergleich durchzuführen. Unsere Software ist dabei um bis zu 10* schneller wie bisher. Weitere Anwendungen unserer Collaboration Software z.B. für den Bereich Textverarbeitung für die Öffentliche Verwaltung finden Sie unter folgendem Link: <>src=“https://www.etab.online“ oder Sie besuchen uns am 27-29.05.2019 in Berlin auf dem Zukunftskongress Staat und Verwaltung an Stand A204 im BCC Berlin.

Das Tool um einen Newsletter einfach zu erstellen

Best Practice: Einen Newsletter gemeinsam in SMASHDOCs erstellen

Wir bei der smartwork solutions nutzen SMASHDOCs für fast alles, was geschrieben und inhaltlich abgestimmt werden muss, z.B. auch, wenn wir die Inhalte für einen Newsletter erarbeiten.
Ich möchte Euch im Folgenden kurz schildern, wie wir das machen.

Inhalte erstellen, korrekturlesen und abstimmen in SMASHDOCs

Nachdem wir die Themen und groben Inhalte im Rahmen eines kurzen Meetings abgestimmt haben, schreibt einer einen ersten Entwurf, startet dann den Überarbeitungsmodus und lädt dabei die Kollegen ein, damit sie Feedback geben können.


Wenn einzelne Teile des Newsletters von verschiedenen Leuten entworfen werden sollen, legt jemand einfach ein neues, leeres Dokument an, startet sofort den Überarbeitungsmodus und lädt die anderen Autoren ein.
Jetzt kann jeder seine Bereiche in SMASHDOCs schreiben.
Genauso wie in Word Online, GoogleDocs oder Quip können die Autoren nun gemeinsam Inhalte erstellen.Aber im Gegensatz zu den eben genannten Tools können die einzelnen Abschnitte von Anderen erst kommentiert oder überarbeitet werden, wenn der jeweilige Autor diese explizit freigegeben hat. Das ist ziemlich cool, denn damit kann man als Autor seine Bereiche erst einmal in Ruhe entwickeln, ohne dass die Anderen schon dazwischenfunken und im schlimmsten Fall etwas löschen oder unpassend ändern können.
In der Erstellungsphase ist übrigens auch schon unsere Grafikerin eingebunden, die die ersten Entwürfe für Bilder zu den einzelnen Beiträgen einarbeitet. Sobald sie diese freigegeben hat, erhält sie sofort Feedback über Kommentare und kann ggf. optimieren. In SMASHDOCs können wir ja erkennen, wenn Bilder aktualisiert wurden, und mit einem Klick auch jeder die Vorversionen und alle Kommentierungen dazu sehen, um sicherzustellen, dass die Optimierung in die richtige Richtung geht. Das ist unglaublich praktisch und zeitsparend. Früher war das viel, viel umständlicher.

Alle zur Überarbeitung freigegeben Text-Abschnitte werden dann gleich schon mal korrekturgelesen, Änderungsvorschläge gemacht und darüber entschieden. Entweder die Autoren machen es selbst unter sich aus, oder wir laden einfach einen oder mehrere weitere Kollegen zum Dokument ein, die wir intern nur die „Buchstaben-Trüffelschweine“ nennen . So wird der Text nochmals nach Fehlern wie Grammatik oder Rechtschreibung durchsucht.
Dank des Rollen-Rechte-Konzepts von SMASHDOCs entsteht hier kein Chaos mehr. Für jeden ist klar geregelt, was er im Dokument tun darf.
Im Gegensatz zu MS Word und Google Docs kann man dabei sogar einstellen, dass Kollegen nur Änderungsvorschläge machen, aber eben nicht darüber entscheiden dürfen. Sehr praktisch.

Brauchen wir unsere „Buchstaben-Trüffelschweine“ nicht mehr, deaktivieren wir sie einfach am Dokument.
Oftmals laden wir jetzt weitere Kollegen aus anderen Abteilungen ein, um deren wertvolles Feedback einzuholen.
Beim Korrekturlesen geht’s neben dem üblichen Aufspüren von Rechtschreibfehlern natürlich auch um sprachliche Feinheiten, aber es können auch durchaus tiefergehende, inhaltliche Diskussionen entstehen. Dazu nutzen wir sehr intensiv die Kommentierungsfunktionen in SMASHDOCs.
Im Gegensatz zu Google Docs (mit dem wir das vorher gemacht haben) erkenne ich in SMASHDOCs immer sofort, welche Kommentare neue Beiträge enthalten und kann im Verlauf eines Kommentars zudem sofort sehen, welche Beiträge genau neu für mich sind.

In Google Docs wurde das ganz schnell sehr, sehr unübersichtlich. In SMASHDOCs hingegen bleibt alles klar geordnet, und SMASHDOCs hilft mir, Neues schnell und präzise erkennen zu können. Gäbe es diese Funktion nicht, würden wir erheblich länger brauchen, um den Inhalt unseres Newsletters fertigzustellen.

Inhaltlich in SMASHDOCs finalisieren und erst dann layouten

Wir versuchen, inhaltlich immer alles in SMASHDOCs komplett fertig zu machen.
Keine Rechtschreibfehler mehr. Perfekte Formulierungen. Finale Bilder.
Vermischt NIEMALS die Erarbeitung und Abstimmung von Inhalten mit dem Erstellen und Abstimmen des Designs!
Erst wenn wir das Qualitätslevel „Ready to design“ erreicht haben, exportieren wir den Inhalt aus SMASHDOCs z.B. als Html-Datei oder Word Dokument und übertragen dann die Inhalte manuell nach MailChimp – ein wirklich cooles Tool zum Designen von Newslettern und Steuerung von Newsletterkampagnen.
Aber in keinem Fall, um Inhalte zu erstellen, die noch nicht abgestimmt sind. Macht das nicht. Ganz heißer Tipp!
Sind die Inhalte nach MailChimp übertragen und dort „schön“ gemacht worden, versenden wir eine Test-E-Mail und checken, wie das wirklich später in einer E-Mail-Inbox auf einem Rechner oder Smartphone aussehen wird.

Korrekturen immer zuerst in SMASHDOCs abstimmen und dann im Mailing-Tool umsetzen

Und obwohl wir uns wirklich immer (!) bemühen, alle Fehler schon in der Erstellungs- und Abstimmungsphase zu finden, bevor wir alles nach MailChimp, unserem Mailing-Tool, übertragen, finden wir dann tatsächlich noch welche (es sind dann aber wirklich nur sehr wenige…).
Diese Fehler korrigieren wir nicht – wie Ihr vielleicht jetzt erwarten würdet – gleich in MailChimp, sondern erst einmal in SMASHDOCs. Denn nur so können wir sicherstellen, dass alle Beteiligten die geplanten Korrekturen auch mitbekommen. Und manchmal ist eine vermeintliche Korrektur gar nicht so toll, wie man zunächst dachte – und ein Kollege hat einen besseren Vorschlag. Also, zuerst die Korrekturen in SMASHDOCs abstimmen und danach in Mailchimp nachziehen.
Abschließend nochmals eine Testmail versenden (und hoffen, dass man jetzt wirklich keinen Korrekturbedarf mehr hat… – ansonsten halt nochmal „zurück nach SMASHDOCs“…) – und fertig.
Abschließend noch ein paar kurze Tipps.

Es muss nicht immer zeitgleich sein

Die Tage aller Beteiligten sind im Regelfall ziemlich durchgetaktet. Deshalb kommt es eher selten vor, dass wir mal gleichzeitig am Dokument arbeiten.
Viel wahrscheinlicher ist es, dass ich von SMASHDOCs eine E-Mail erhalte mit der Info, dass es im Newsletter-Dokument etwas Neues für mich gibt.

SMASHDOCs checkt ja alle 30min, ob es Dokumente gibt, die Neuigkeiten für mich haben, und benachrichtigt mich dann automatisch. Sehr praktisch, weil ich so immer auf dem Laufenden bleibe, auch wenn wir mal nicht zeitgleich arbeiten.
Es genügt ein Klick auf den Dokumentenlink, um das Dokument zu öffnen. Dann kann ich sofort alle neuen Änderungen und Kommentarbeiträge nachvollziehen.
Schaut Euch mal das Video an, wie einfach das geht. Ich muss endlich keine Word-Versionen mehr vergleichen oder in Google Docs mühsam selbst rausfinden, was sich geändert hat.

Zum Abschluss noch meine Tipps, wie das Erstellen, Abstimmen, Designen und Versenden von Newslettern mit SMASHDOCs und MailChimp am Besten gelingt.

Tipps

  • Inhalte werden in SMASHDOCs erstellt, überarbeitet und diskutiert. Immer. Niemals in MailChimp.
  • Beginnt das „Schönmachen“ in MailChimp erst, wenn ihr in SMASHDOCs wirklich sicher seid, dass alles passt. Keine Fehler mehr. Finale Bilder. Einfach inhaltlich perfekt.
  • Macht Korrekturen, die nach dem „Schönmachen“ notwendig werden, immer zuerst in SMASHDOCs. Nur so bleiben alle über die Änderungen informiert und können auch Sinnvolles beitragen. Übertragt die Korrekturen erst nach MailChimp, wenn in SMASHDOCs wirklich alles passt.

Und jetzt viel Spaß mit SMASHDOCs und MailChimp.
Euer
Christian
CEO smartwork solutions GmbH

Kollaboratives Arbeiten

Ein Tool für alle Fälle: Cloud Collaboration mit SMASHDOCs

Kollaboratives Arbeiten in der Cloud leicht gemacht: Mit der Web-App SMASHDOCs lassen sich Dokumente innerhalb oder zwischen Unternehmen einfach und schnell inhaltlich abstimmen.
Damit werden alle Änderungen in einer einzigen Dokumentenversion abgespeichert statt wie bisher in mehreren. Sie merkt sich automatisch für jeden Nutzer, welche Änderungen innerhalb eines Dokuments dieser schon kennt und hebt die für ihn neuen Änderungen farblich hervor.
Hier geht’s zum Artikel.

XML is not the answer

Collaboration and Intelligent Content? XML is not the answer you’re looking for.

As a mark up language XML is very capable for structured writing. Furthermore, XML content can be promptly delivered when required and follows enterprise standards for structure.

For the production purposes which it fulfils, it is of the utmost importance, particularly for organisations weighted down in large amounts of content. Thus far, it ticks all the right boxes in this regard.

Ann Rockley defined – years ago – what Intelligent Content should consist of:

  • Reusable
  • Reconfigurable
  • Adapatable
  • Structurally rich
  • Semantically categorised
  • Automatically discoverable

Herein lies the question, how is this achievable? How do we create content that satisfies the above definition, and moreover, is aligned with our content strategy?
A vast array of technological solutions is out there such as XML editors and CCMS (Component Content Management System), that can cope with this task. It provides you with the capacity to store your content and make it re-usable while supporting single-source publishing and translation workflows. It’s not exactly a simple feat to undertake, a bit “geeky”, but it achieves the required goals. It is therefore largely the reserve of TechComm departments in larger Companies.
Hold on a second! Are you not neglecting your colleagues in marketing or sales? Are they leveraging fully the benefits of intelligent content?

To deliver the right content to the right customer at the right time in the right way is what would be the most desirable scenario. Easier said than done!

What, if anything differentiates them from their colleagues?

There is a significant amount of dialogue about content creation and silos in bigger firms.

That being said…the manner in which they work may vary, but is not too dissimilar.

Technical Documentation involves far less contribution and collaboration than Marketing content does. All the internal functions within the company make a contribution as well as agencies, etc. In all honesty, TechDocs departments also integrate a substantial amount of third party content in their documents e.g. supplier info.

However the marketing folks are quite apprehensive to learn XML! They want to create Intelligent Content – they want to re-use content, leverage Translation Memory Systems (TMS), as well as create and manage sales-enablement material. They need a useable, easy to navigate, friendlier interface and a collaborative authoring environment.

As was articulated by Marcia Riefer Johnston in her article Intelligent Content: The Elephant and Its Parts : “Technology can do its magic only after structure has been put in place. Technology doesn’t create the structure; people do.”

XML possesses a distinct advantage in terms of structured writing, however its shortcomings are the ability to provide the medium for knowledge contribution and collaborative authoring. With XML you cannot completely focus on the writing itself unless you are a pro in DITA and XML. You have to type opening and closing tags consistently, and there are an extraordinary amount of elements for ordinary text structures. And let’s be honest, XML editors are not made for everyone in a company or for your agencies or suppliers.

Owing to the complexity of XML, it is at the very least, an uphill battle to get all team members to use it in order to work efficiently together. This necessitates a collaborative solution that can offer you the convenience of writing in a familiar user interface along with the structural and re-usable benefits of XML.

This is when SMASHDOCs comes into the fold.

It brings together the pieces of the puzzle of what Marketing can do, TechComm needs to do and the company wants to do.

Create content in a collaborative fashion, leveraging all content contributors and allowing them to use together one central document platform. And when it comes to re-use and the “need for XML” – just press a button and publish it to your CCMS, your MS Word, your Indesign file, etc. And the re-usable objects – we call them sections – can be tagged, stored and used separately.

Compliance and end-to-end control of your document are additional benefits that come along with this.

Are we looking to substitute your XML authoring environment? No, there will almost certainly be a place for it for the foreseeable future, however it is far from ideal when it comes to any expectations that everyone will be willing to utilise it. In fact, if you just want to edit, finalize and save in a given XML structure, well then SMASHDOCs is the perfect alternative to overly complex XML tools.

Are we replacing MS Word? Again no, SMASHDOCs produces nice Word files. However, it is better to simply avoid attempting to create content together with your colleagues in Word, churning out a seemingly endless stream of back and forth e-mails, and producing version after version.

The often overlooked silo issue, which is becoming increasingly problematic for organisations somehow needs to be overcome. If content is a valuable strategic asset and then there exists the nightmare silo problem. The best way to make the most out of this dilemma, is to have a clear user interface for authoring and collaboration combined with the export benefits of XML. Finally to end off it is worth noting that, inconsistent content prevents brand loyality as variation in content experiences damages relationships, that’s why it is important that team members work efficiently together.

Christian GerickeCRO at smartwork solutions GmbH

Content und Collaboration

Intelligenter Content und Collaboration?

Content in XML erstellen ist nicht unbedingt die Lösung.
XML ist eine tolle Markup-Sprache für strukturiertes Schreiben. Außerdem kann XML-Content auf Abruf ausgeliefert werden und folgt in seiner Struktur Unternehmensstandards.Und Standards gibt es selbst in Deutschland und Europa genug. DITA setzt sich immer mehr durch und hilft, globale Content-Erstellung zu vereinfachen. Natürlich gibt es immer noch viele hersteller-gebundene Standards, das ist aber eine andere Geschichte! Also, XML ist extrem wertvoll zum erstellen von Content, vor allem für Content-lastige Organisationen. So weit, so gut.

Ann Rockley definierte — schon vor Jahren — wie Intelligenter Content aussehen sollte:

  • Strukturreich
  • Semantisch kategorisiert
  • Automatisch auffindbar
  • Wiederverwendbar
  • Rekonfigurierbar
  • Anpassbar

Und wie erreichen wir das? Wie erstellen wir all den Content, der unter diese Definition fällt, gemäß unserer Content-Strategie?
Es gibt unendlich viel Technologie, um dies zu erreichen – wie XML Editoren und CCMS (Component Content Management System). Diese Lösungen helfen dir, strukturierten Content zu schreiben, zu speichern, machen ihn wiederverwendbar, während sie gleichzeitig Single-Source Publishing und Übersetzungs-Workflows unterstützen. Und bevor es in die Übersetzung geht, werden oft auch noch Terminologie und Sprachstandards gecheckt. Es ist nicht trivial, oft nicht intuitiv weil ziemlich technisch, aber es funktioniert. Deshalb werden diese Lösungen vor allem von großen Organisationen und deren Abteilungen für Technische Dokumentation genutzt.
Aber Moment mal! Was ist denn jetzt mit Euren Kollegen im Marketing? Im Vertrieb? Im Support? Nutzen sie alle Vorteile von Intelligent Content? Schreiben alle Kollegen im Unternehmen ihren Content auch so?
Sie wollen den richtigen Content zum richtigen Kunden bringen, und das zur rechten Zeit und über den richtigen Kanal. Leichter gesagt als getan!
Unterscheiden sie sich großartig von ihren Kollegen?
In großen Firmen wird viel über Content-Erstellung und Silos geredet.
Ihre Arbeitsweise ist vielleicht ein wenig anders, aber im Großen und Ganzen ist sie sich doch sehr ähnlich.
Marketing-Content braucht mehr Mit- und Zusammenarbeit als Content in der Technischen Dokumentation. Alle internen Bereiche arbeiten, neben externen Beteiligten, wie Agenturen etc, daran mit. Fairerweise muss man sagen, dass auch TechDocs-Abteilungen viele fremde Inhalte, wie z.B. Herstellerinformationen in ihre Dokumentationen integrieren.
Aber Marketing-Menschen wollen nunmal kein XML lernen! Sie wollen Intelligenten Content erstellen — sie wollen Content wiederverwenden, Translation Memory Systems (TMS) nutzen, sowie Material zur Vertriebsunterstützung erstellen und verwalten. Was sie brauchen ist eine einfach bedienbare Benutzeroberfläche und eine auf Kollaboration ausgelegte Umgebung zur Dokumentenerstellung.
Und wie Marcia Riefer Johnston in ihrem Artikel Intelligent Content: The Elephant and Its Parts feststellt: “Technologie kann nur dann effektiv arbeiten, wenn die nötigen Strukturen bestehen. Technologien erschaffen diese Strukturen nicht, Menschen tun das.”
XML hat im Bezug auf strukturiertes Schreiben seine Vorteile, aber es stellt nicht das optimale Medium für den Austausch von Wissen und für die kollaborative Dokumentenerstellung dar. Mit XML kann man sich nicht wirklich auf das Schreiben selbst konzentrieren, wenn man nicht ein DITA oder XML-Profi ist. Man muss die ganze Zeit Opening und Closing Tags einfügen und es gibt zu viele Elemente für eine “normale” Textstruktur. Und mal ehrlich, XML-Editoren sind nicht für Jedermann in einer Firma oder gar für Agenturen und Zulieferer gemacht.
Für viele Teammitglieder ist es eine Herausforderung, sich an die Komplexität von XML zu gewöhnen, um effektiv zusammenarbeiten zu können. Um wirklich kollaborativ arbeiten zu können, ist ein Tool nötig, dass sowohl einfache Bedienbarkeit über eine gewohnte Benutzeroberfläche, als auch die Vorteile von XML im Bezug auf Struktur und Wiederverwendbarkeit bietet.

Und hier kommt SMASHDOCs ins Spiel.

Es kombiniert das, was Marketing kann, Technische Redaktionen tun müssen und Unternehmen tun wollen.

Kollaborative Content-Erstellung, sowie das Einbringen und Zusammenbringen aller Beteiligten zur gleichen Zeit in einem zentralen Dokument. Und wenn es um Wiederverwendbarkeit und XML geht – einfach auf den Knopf drücken und die Inhalte in CCMS, Word, Indesign-Dateien, etc. veröffentlichen. Und die wiederverwendbaren Objekte – wir nennen sie Abschnitte – können getagged, gelagert und unabhängig voneinander genutzt werden.

Und obendrauf gibt es Compliance und End-To-End-Kontrolle des Dokuments.

Ersetzen wir so Eure XML-Umgebung zur Dokumentenerstellung? Nein, diese wird immer noch gebraucht, aber nicht jeder möchte sie für bestimmte Aufgaben nutzen. Wenn man Inhalte nur bearbeiten, finalisieren und in einer bestehenden XML-Struktur speichern möchte, dann ist SMASHDOCs die perfekte Alternative zu hochkomplexen XML-Tools.

Ersetzen wir MS Word? Nein, SMASHDOCs produziert wunderschöne Word-Dokumente. Ihr möchtet einfach nur keine Dokumente gemeinschaftlich in Word erstellen. Hunderte von E-Mails hin und her zu schicken und Version über Version zu produzieren, ist ein absoluter Alptraum. Und wenn man dann noch eine Terminologieprüfung oder lingustische Prüfung in SMASHDOCs einbindet, kann man die Inhalte in dem CMS speichern und hat damit konsistente Inhalte.

Content ist ein wertvolles, strategisches Asset. Daher ist es essentiell, dass Mitglieder eines Teams effektiv zusammenarbeiten. Und ein Team kann auch Agenturen, Lieferanten und andere Content-Lieferanten enthalten. Widersprüchlicher Content verhindert den Aufbau von Markentreue, da Inkosistenzen im Content Kunden verwirren können. Um Silostrukturen zu überwinden und Intelligenten Content zu erstellen, braucht es eine klare Benutzeroberfläche zur Contenterstellung und Kollaboration in Kombination mit den Produktionsvorteilen von XML.

Christian GerickeCRO, smartwork solutions GmbH, @cgericke

There is no alternative to Online Collaboration

Collaboration is a Lie—Unless This Happens

Is collaboration part of your usual business practice?

It should be.

But if it’s not done correctly, it actually will produce weaker results.

Sure, on paper collaboration seems like the best way to solve a hairy problem. To the table, people bring fresh insights, jostle ideas into being, and detect potential pit falls. It seems like there couldn’t be a downside… and yet, there may be.

In, 2012, Psychological Science conducted a study that revealed that people working towards a common solution were so confident in their final product, that their sense of judgement became clouded in terms of accuracy and efficiency.  This leads to a sense a team believes they are making the best decision, but ultimately possess a severe blindspot. An “oops” moment may not be completely understood by a paying client.

Even more costly than worrying over whether a group has been taken in by “group think”, is the actual organisation of the collaboration process. Each individual of any organisation is called to collaborate, from the man in the mail room to the CEO. However, the higher up an individual is within an organization, their demands to collaborate increase exponentially; the smaller the organization, the more hats they are asked to wear and ways to collaborate. Understandably, most companies are daunted by the task. Creating an efficient collaboration system is the biggest price tag.

How can collaboration actually be more productive than the status quo?

1. Partner up

Create teams that have different vantage points, experiences, and possess various strengths and weaknesses. They will be able to play off each other and enhance the other’s skill.

2. Assign clear responsibilities

Roles within a team are imperative to dispense in the beginning. Decide who is writing, who is editing, or building the financial model. When an individual is assigned a role, they are able to engage in complete ownership. Other team members are then obligated to keep them accountable.

3. In-Person Time Means Creative Time

Before getting together with team members for a meeting, insist on every one completing their tasks and being up-to-date on the “hard facts”. Tools like SMASHDOCs (but really, we’re perfect for this), update team members immediately and give the creative freedom needed when preparing for a meeting.

Collaboration Tool – ja oder nein?

6 Gründe wieso Du KEIN Collaboration Tool brauchst

Kein Mensch braucht “noch so eine Software”. Du möchtest nicht extra in die IT-Abteilung oder zum Einkauf gehen und einen langwierigen Prozess lostreten. Und natürlich hast du schon einen ganzen Zoo an Tools – E-Mail, MS Word, MS Sharepoint, File Sharing-Lösungen, Tools zum Dokumentenvergleich, Wikis, und so weiter.
An eine neue Lösung müssen sich außerdem alle Benutzer erst einmal gewöhnen.

Das bedeutet Training, Change Management und Du musst die Idee intern an den Mann bringen. Wieso also nicht einfach bei dem bleiben, was man schon hat?
Hier kommt die ultimative Liste, wieso Du keine Collaboration Software brauchst.

1. Ihr seid eine Boutique-Firma

Bei Euch gibt es nur Dich und eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, die sich bequem im Gang austauschen oder über den Schreibtisch Infos zurufen können? Dann bleibt bei MS Word für die Abstimmung von Verträgen, Broschüren, Angebote, etc.

Teamwork blogpost photo

2. Du hast Zeit

Hört sich verrückt oder geradezu unmöglich an? Es soll ja ein paar Monopolisten oder Unicorns – oder beides- geben, die es sich leisten können, die Dinge etwas lockerer anzugehen.

Turn-around-Zeiten mögen für Dich egal sein, Time-to-Market spielt keine Rolle und Markt-Deadlines haltet Ihr im Team für gnadenlos überbewertet? Glückwunsch!

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3. Du hast Geld

Zeit ist Geld, oder?

Deine Agenturen rechnen nach Stunden ab? Du kriegst eine Rechnung für jede Minute, die jemand damit verbringt die richtige Version eines Dokuments oder eine Überarbeitung zu finden? Und jede Feedback-Schleife am Telefon oder im Live-Meeting kostet dich bares Geld?

Hast du dir schon einmal ausgerechnet, wieviel Gehalt in so einem Meeting drauf geht? Zu wie vielen Meetings gehst du denn so?

4. Kontrolle findest du nicht so wichtig

Du musst Änderungen nicht in Echtzeit nachverfolgen können? Gut für dich!

Es spielt keine Rolle, ob Dokumenteninhalte unpassend, am Thema vorbei, oder noch schlimmer, falsch sind? Falls du Änderungen nachvollziehen und entscheiden kannst, und überblickst, ob alle Beteiligten ihren Input überprüft haben, kannst du bequem weiter mit E-Mail und Word arbeiten. Sowas wie Compliance und Prüfprotokolle brauchst du auch nicht?

Und dieses ganze gemeinsame Verfassen und Überarbeiten von Texten? Und die Tatsache, dass wirklich jeder über Änderungen entscheiden kann? Was schwarz ist, ist im Dokument und bleibt da auch. Ist doch egal wer was eingearbeitet hat.

5. Du liebst E-Mails

Falls du ein Faible für Treibsand hast, liebst du wahrscheinlich auch E-Mails. “Leere Inbox” ist ein tolles Konzept, fühlt sich aber eher an wie ein Schritt nach vorne und zwei wieder zurück.

E-Mails funktionieren nicht immer. Wenn es um produktives Teamwork geht, helfen Dir E-Mails einfach nicht weiter.

6. Du suchst gerne nach Dingen

Laut einem Bericht von McKinsey verbringen Angestellte 1,8 Stunden am Tag, also 9,3 Stunden die Woche mit der Suche nach Dokumenten.

Betrachte das doch mal folgendermaßen: Du stellst fünf Leute ein, bezahlst auch fünf Leute, davon kommen vier tatsächlich zur Arbeit und Nr. 5 sucht nach Dokumenten und Antworten. Dieser Mensch trägt also absolut nichts zur eigentlichen Arbeit bei. Aber wie wir bei Grund 3 schon festgestellt haben – du hast Geld, oder?

Die aktuellste und korrekte Version eines Dokuments nachzuverfolgen ist heutzutage die berühmte Nadel im Heuhaufen.

Falls die meisten dieser sechs Gründe nicht auf Dich und deine Firma zutreffen, solltest du dir vielleicht mal SMASHDOCs ansehen.

Weil was, wenn du mal kein Unicorn wirst?

SMASHDOCs ist ein web-basiertes, intelligentes Textverarbeitungsprogramm, speziell für kollaboratives Schreiben und Bearbeiten von Dokumenten und nutzt die neueste Technologie zur Änderungsnachverfolgung. Alle Änderungen werden in einer einzigen Dokumentenversion gespeichert, anstatt mehrere Versionen des selben Dokuments zu generieren. Du kannst außerdem verschiedene Bearbeitungsrollen und -rechte vergeben. Über Änderungen entscheiden und Dokumente überarbeiten und kommentieren wird damit zum Kinderspiel.

Und die ganze Kommunikation – auch private Kommentare und Fragen zu bestimmten Themen – spielt sich im Dokument ab anstatt in E-Mails.

Kurz gesagt: SMASHDOCs hilft Dir produktiver zu arbeiten, Zeitverluste zu minimieren und Deine Ressourcen und Geschäftsbeziehungen besser zu koordinieren.

Christian GerickeCRO at smartwork solutions GmbH @cgericke

Crossmediaforum 2019

Das 21. Crossmediaforum wird wieder ein Highlight im Event Kalender – und so sind wir auch dieses Jahr mit www.SMASHDOCs.net vor Ort – zusammen mit einem unserer Kunden – um unsere Lösung zu präsentieren. Wir würden uns freuen, wenn Sie auch ein Ticket buchen würden. Einfach zu buchen unter http://www.hspartner.de/jsp292/site/hauptmenue/veranstaltungen/crossmediaforum

Hier das Programm:

Programm des 21. CrossMediaForums: Innovation im Fokus

  • Innovative Ansätze beim Cross Media Publishing – ein Überblick
    Ehrhardt Heinold, Christian Kohl, Heinold, Spiller & Partner
  • Neue Content-Plattform für den Bereich Fachzeitschriften vom Carl Hanser Verlag und von Henrich Publikationen
    Norbert Schmid, NSC Unternehmerberatung und Interimsmanager, aktuell u.a. CTO Carl Hanser Verlag
  • KI zum Vorschlag von Auflagenhöhen für Erstauflagen und Nachdrucken – Ein Werkstattbericht
    Harald Gehring, Bereichsleiter elektronische Medien, Druckerei C.H.Beck
  • XML in der Praxis – Anwendungsmöglichkeiten für Unternehmen
    Sven Bergander, Beuth Verlag
  • Braucht überhaupt jemand unsere Innovationen? Nutzerforschung für die Entwicklung digitaler Verlagsprodukte
    Anke Schnepel, doctronic
  • Best-of-Breed Content Management: Wie sich DVS Media für innovatives Content Business technologisch aufstellt
    Paul R. Hoene, DVS Media, Mario Kandler, SiteFusion
  • Konfigurieren statt Programmieren – Mit Standardisierung zu flexiblen Content-Lösungen
    Sven Krantz-Knutzen, Wolters Kluwer, Johannes Bertelmannn für Disk’Ad/PublishOne
  • Keepcalm and collaborate – digitaler Korrekturworkflow in denHoltzbrinck Buchverlagen
    Katharina Seifert, Rowohlt Verlag, Daniela Pichotta, Fischer Verlage, Christian Marchsreiter, SMASHDOCs
  • Crossmediales Publishing von Educational Content – Out of the Box. Stressfrei publizieren mit Xpublisher ab dem ersten Tag
    Andreas Zapfl, Compendio Bildungsmedien, Matthias Kraus, Xpublisher