Best Practice: Einen Newsletter gemeinsam in SMASHDOCs erstellen

Wir bei der smartwork solutions nutzen SMASHDOCs für fast alles, was geschrieben und inhaltlich abgestimmt werden muss, z.B. auch, wenn wir die Inhalte für einen Newsletter erarbeiten.

Ich möchte Euch im Folgenden kurz schildern, wie wir das machen.

Inhalte erstellen, korrekturlesen und abstimmen in SMASHDOCs

Nachdem wir die Themen und groben Inhalte im Rahmen eines kurzen Meetings abgestimmt haben, schreibt einer einen ersten Entwurf, startet dann den Überarbeitungsmodus und lädt dabei die Kollegen ein, damit sie Feedback geben können.

Wenn einzelne Teile des Newsletters von verschiedenen Leuten entworfen werden sollen, legt jemand einfach ein neues, leeres Dokument an, startet sofort den Überarbeitungsmodus und lädt die anderen Autoren ein.

Jetzt kann jeder seine Bereiche in SMASHDOCs schreiben.

Genauso wie in Word Online, GoogleDocs oder Quip können die Autoren nun gemeinsam Inhalte erstellen.Aber im Gegensatz zu den eben genannten Tools können die einzelnen Abschnitte von Anderen erst kommentiert oder überarbeitet werden, wenn der jeweilige Autor diese explizit freigegeben hat. Das ist ziemlich cool, denn damit kann man als Autor seine Bereiche erst einmal in Ruhe entwickeln, ohne dass die Anderen schon dazwischenfunken und im schlimmsten Fall etwas löschen oder unpassend ändern können.

In der Erstellungsphase ist übrigens auch schon unsere Grafikerin eingebunden, die die ersten Entwürfe für Bilder zu den einzelnen Beiträgen einarbeitet. Sobald sie diese freigegeben hat, erhält sie sofort Feedback über Kommentare und kann ggf. optimieren. In SMASHDOCs können wir ja erkennen, wenn Bilder aktualisiert wurden, und mit einem Klick auch jeder die Vorversionen und alle Kommentierungen dazu sehen, um sicherzustellen, dass die Optimierung in die richtige Richtung geht. Das ist unglaublich praktisch und zeitsparend. Früher war das viel, viel umständlicher.

Alle zur Überarbeitung freigegeben Text-Abschnitte werden dann gleich schon mal korrekturgelesen, Änderungsvorschläge gemacht und darüber entschieden. Entweder die Autoren machen es selbst unter sich aus, oder wir laden einfach einen oder mehrere weitere Kollegen zum Dokument ein, die wir intern nur die „Buchstaben-Trüffelschweine“ nennen . So wird der Text nochmals nach Fehlern wie Grammatik oder Rechtschreibung durchsucht.

Dank des Rollen-Rechte-Konzepts von SMASHDOCs entsteht hier kein Chaos mehr. Für jeden ist klar geregelt, was er im Dokument tun darf.

Im Gegensatz zu MS Word und Google Docs kann man dabei sogar einstellen, dass Kollegen nur Änderungsvorschläge machen, aber eben nicht darüber entscheiden dürfen. Sehr praktisch.

Brauchen wir unsere „Buchstaben-Trüffelschweine“ nicht mehr, deaktivieren wir sie einfach am Dokument.

Oftmals laden wir jetzt weitere Kollegen aus anderen Abteilungen ein, um deren wertvolles Feedback einzuholen.

Beim Korrekturlesen geht’s neben dem üblichen Aufspüren von Rechtschreibfehlern natürlich auch um sprachliche Feinheiten, aber es können auch durchaus tiefergehende, inhaltliche Diskussionen entstehen. Dazu nutzen wir sehr intensiv die Kommentierungsfunktionen in SMASHDOCs.

Im Gegensatz zu Google Docs (mit dem wir das vorher gemacht haben) erkenne ich in SMASHDOCs immer sofort, welche Kommentare neue Beiträge enthalten und kann im Verlauf eines Kommentars zudem sofort sehen, welche Beiträge genau neu für mich sind.

In Google Docs wurde das ganz schnell sehr, sehr unübersichtlich. In SMASHDOCs hingegen bleibt alles klar geordnet, und SMASHDOCs hilft mir, Neues schnell und präzise erkennen zu können. Gäbe es diese Funktion nicht, würden wir erheblich länger brauchen, um den Inhalt unseres Newsletters fertigzustellen.

Inhaltlich in SMASHDOCs finalisieren und erst dann layouten

Wir versuchen, inhaltlich immer alles in SMASHDOCs komplett fertig zu machen.

Keine Rechtschreibfehler mehr. Perfekte Formulierungen. Finale Bilder.

Vermischt NIEMALS die Erarbeitung und Abstimmung von Inhalten mit dem Erstellen und Abstimmen des Designs!

Erst wenn wir das Qualitätslevel „Ready to design“ erreicht haben, exportieren wir den Inhalt aus SMASHDOCs z.B. als Html-Datei oder Word Dokument und übertragen dann die Inhalte manuell nach MailChimp – ein wirklich cooles Tool zum Designen von Newslettern und Steuerung von Newsletterkampagnen.

Aber in keinem Fall, um Inhalte zu erstellen, die noch nicht abgestimmt sind. Macht das nicht. Ganz heißer Tipp!

Sind die Inhalte nach MailChimp übertragen und dort „schön“ gemacht worden, versenden wir eine Test-E-Mail und checken, wie das wirklich später in einer E-Mail-Inbox auf einem Rechner oder Smartphone aussehen wird.

Korrekturen immer zuerst in SMASHDOCs abstimmen und dann im Mailing-Tool umsetzen

Und obwohl wir uns wirklich immer (!) bemühen, alle Fehler schon in der Erstellungs- und Abstimmungsphase zu finden, bevor wir alles nach MailChimp, unserem Mailing-Tool, übertragen, finden wir dann tatsächlich noch welche (es sind dann aber wirklich nur sehr wenige…).

Diese Fehler korrigieren wir nicht – wie Ihr vielleicht jetzt erwarten würdet – gleich in MailChimp, sondern erst einmal in SMASHDOCs. Denn nur so können wir sicherstellen, dass alle Beteiligten die geplanten Korrekturen auch mitbekommen. Und manchmal ist eine vermeintliche Korrektur gar nicht so toll, wie man zunächst dachte – und ein Kollege hat einen besseren Vorschlag. Also, zuerst die Korrekturen in SMASHDOCs abstimmen und danach in Mailchimp nachziehen.

Abschließend nochmals eine Testmail versenden (und hoffen, dass man jetzt wirklich keinen Korrekturbedarf mehr hat… – ansonsten halt nochmal „zurück nach SMASHDOCs“…) – und fertig.

Abschließend noch ein paar kurze Tipps.

Es muss nicht immer zeitgleich sein

Die Tage aller Beteiligten sind im Regelfall ziemlich durchgetaktet. Deshalb kommt es eher selten vor, dass wir mal gleichzeitig am Dokument arbeiten.

Viel wahrscheinlicher ist es, dass ich von SMASHDOCs eine E-Mail erhalte mit der Info, dass es im Newsletter-Dokument etwas Neues für mich gibt.

SMASHDOCs checkt ja alle 30min, ob es Dokumente gibt, die Neuigkeiten für mich haben, und benachrichtigt mich dann automatisch. Sehr praktisch, weil ich so immer auf dem Laufenden bleibe, auch wenn wir mal nicht zeitgleich arbeiten.

Es genügt ein Klick auf den Dokumentenlink, um das Dokument zu öffnen. Dann kann ich sofort alle neuen Änderungen und Kommentarbeiträge nachvollziehen.

Schaut Euch mal das Video an, wie einfach das geht. Ich muss endlich keine Word-Versionen mehr vergleichen oder in Google Docs mühsam selbst rausfinden, was sich geändert hat.

Zum Abschluss noch meine Tipps, wie das Erstellen, Abstimmen, Designen und Versenden von Newslettern mit SMASHDOCs und MailChimp am Besten gelingt.

Tipps

  • Inhalte werden in SMASHDOCs erstellt, überarbeitet und diskutiert. Immer. Niemals in MailChimp.
  • Beginnt das „Schönmachen“ in MailChimp erst, wenn ihr in SMASHDOCs wirklich sicher seid, dass alles passt. Keine Fehler mehr. Finale Bilder. Einfach inhaltlich perfekt.
  • Macht Korrekturen, die nach dem „Schönmachen“ notwendig werden, immer zuerst in SMASHDOCs. Nur so bleiben alle über die Änderungen informiert und können auch Sinnvolles beitragen. Übertragt die Korrekturen erst nach MailChimp, wenn in SMASHDOCs wirklich alles passt.

Und jetzt viel Spaß mit SMASHDOCs und MailChimp.

Euer

Christian

CEO smartwork solutions GmbH

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