Collaboration Tool – ja oder nein?

6 Gründe wieso Du KEIN Collaboration Tool brauchst

Kein Mensch braucht “noch so eine Software”. Du möchtest nicht extra in die IT-Abteilung oder zum Einkauf gehen und einen langwierigen Prozess lostreten. Und natürlich hast du schon einen ganzen Zoo an Tools – E-Mail, MS Word, MS Sharepoint, File Sharing-Lösungen, Tools zum Dokumentenvergleich, Wikis, und so weiter.
An eine neue Lösung müssen sich außerdem alle Benutzer erst einmal gewöhnen.

Das bedeutet Training, Change Management und Du musst die Idee intern an den Mann bringen. Wieso also nicht einfach bei dem bleiben, was man schon hat?
Hier kommt die ultimative Liste, wieso Du keine Collaboration Software brauchst.

1. Ihr seid eine Boutique-Firma

Bei Euch gibt es nur Dich und eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, die sich bequem im Gang austauschen oder über den Schreibtisch Infos zurufen können? Dann bleibt bei MS Word für die Abstimmung von Verträgen, Broschüren, Angebote, etc.

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2. Du hast Zeit

Hört sich verrückt oder geradezu unmöglich an? Es soll ja ein paar Monopolisten oder Unicorns – oder beides- geben, die es sich leisten können, die Dinge etwas lockerer anzugehen.

Turn-around-Zeiten mögen für Dich egal sein, Time-to-Market spielt keine Rolle und Markt-Deadlines haltet Ihr im Team für gnadenlos überbewertet? Glückwunsch!

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3. Du hast Geld

Zeit ist Geld, oder?

Deine Agenturen rechnen nach Stunden ab? Du kriegst eine Rechnung für jede Minute, die jemand damit verbringt die richtige Version eines Dokuments oder eine Überarbeitung zu finden? Und jede Feedback-Schleife am Telefon oder im Live-Meeting kostet dich bares Geld?

Hast du dir schon einmal ausgerechnet, wieviel Gehalt in so einem Meeting drauf geht? Zu wie vielen Meetings gehst du denn so?

4. Kontrolle findest du nicht so wichtig

Du musst Änderungen nicht in Echtzeit nachverfolgen können? Gut für dich!

Es spielt keine Rolle, ob Dokumenteninhalte unpassend, am Thema vorbei, oder noch schlimmer, falsch sind? Falls du Änderungen nachvollziehen und entscheiden kannst, und überblickst, ob alle Beteiligten ihren Input überprüft haben, kannst du bequem weiter mit E-Mail und Word arbeiten. Sowas wie Compliance und Prüfprotokolle brauchst du auch nicht?

Und dieses ganze gemeinsame Verfassen und Überarbeiten von Texten? Und die Tatsache, dass wirklich jeder über Änderungen entscheiden kann? Was schwarz ist, ist im Dokument und bleibt da auch. Ist doch egal wer was eingearbeitet hat.

5. Du liebst E-Mails

Falls du ein Faible für Treibsand hast, liebst du wahrscheinlich auch E-Mails. “Leere Inbox” ist ein tolles Konzept, fühlt sich aber eher an wie ein Schritt nach vorne und zwei wieder zurück.

E-Mails funktionieren nicht immer. Wenn es um produktives Teamwork geht, helfen Dir E-Mails einfach nicht weiter.

6. Du suchst gerne nach Dingen

Laut einem Bericht von McKinsey verbringen Angestellte 1,8 Stunden am Tag, also 9,3 Stunden die Woche mit der Suche nach Dokumenten.

Betrachte das doch mal folgendermaßen: Du stellst fünf Leute ein, bezahlst auch fünf Leute, davon kommen vier tatsächlich zur Arbeit und Nr. 5 sucht nach Dokumenten und Antworten. Dieser Mensch trägt also absolut nichts zur eigentlichen Arbeit bei. Aber wie wir bei Grund 3 schon festgestellt haben – du hast Geld, oder?

Die aktuellste und korrekte Version eines Dokuments nachzuverfolgen ist heutzutage die berühmte Nadel im Heuhaufen.

Falls die meisten dieser sechs Gründe nicht auf Dich und deine Firma zutreffen, solltest du dir vielleicht mal SMASHDOCs ansehen.

Weil was, wenn du mal kein Unicorn wirst?

SMASHDOCs ist ein web-basiertes, intelligentes Textverarbeitungsprogramm, speziell für kollaboratives Schreiben und Bearbeiten von Dokumenten und nutzt die neueste Technologie zur Änderungsnachverfolgung. Alle Änderungen werden in einer einzigen Dokumentenversion gespeichert, anstatt mehrere Versionen des selben Dokuments zu generieren. Du kannst außerdem verschiedene Bearbeitungsrollen und -rechte vergeben. Über Änderungen entscheiden und Dokumente überarbeiten und kommentieren wird damit zum Kinderspiel.

Und die ganze Kommunikation – auch private Kommentare und Fragen zu bestimmten Themen – spielt sich im Dokument ab anstatt in E-Mails.

Kurz gesagt: SMASHDOCs hilft Dir produktiver zu arbeiten, Zeitverluste zu minimieren und Deine Ressourcen und Geschäftsbeziehungen besser zu koordinieren.

Christian GerickeCRO at smartwork solutions GmbH @cgericke

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