Content und Collaboration

Intelligenter Content und Collaboration?

Content in XML erstellen ist nicht unbedingt die Lösung.
XML ist eine tolle Markup-Sprache für strukturiertes Schreiben. Außerdem kann XML-Content auf Abruf ausgeliefert werden und folgt in seiner Struktur Unternehmensstandards.Und Standards gibt es selbst in Deutschland und Europa genug. DITA setzt sich immer mehr durch und hilft, globale Content-Erstellung zu vereinfachen. Natürlich gibt es immer noch viele hersteller-gebundene Standards, das ist aber eine andere Geschichte! Also, XML ist extrem wertvoll zum erstellen von Content, vor allem für Content-lastige Organisationen. So weit, so gut.

Ann Rockley definierte — schon vor Jahren — wie Intelligenter Content aussehen sollte:

  • Strukturreich
  • Semantisch kategorisiert
  • Automatisch auffindbar
  • Wiederverwendbar
  • Rekonfigurierbar
  • Anpassbar

Und wie erreichen wir das? Wie erstellen wir all den Content, der unter diese Definition fällt, gemäß unserer Content-Strategie?
Es gibt unendlich viel Technologie, um dies zu erreichen – wie XML Editoren und CCMS (Component Content Management System). Diese Lösungen helfen dir, strukturierten Content zu schreiben, zu speichern, machen ihn wiederverwendbar, während sie gleichzeitig Single-Source Publishing und Übersetzungs-Workflows unterstützen. Und bevor es in die Übersetzung geht, werden oft auch noch Terminologie und Sprachstandards gecheckt. Es ist nicht trivial, oft nicht intuitiv weil ziemlich technisch, aber es funktioniert. Deshalb werden diese Lösungen vor allem von großen Organisationen und deren Abteilungen für Technische Dokumentation genutzt.
Aber Moment mal! Was ist denn jetzt mit Euren Kollegen im Marketing? Im Vertrieb? Im Support? Nutzen sie alle Vorteile von Intelligent Content? Schreiben alle Kollegen im Unternehmen ihren Content auch so?
Sie wollen den richtigen Content zum richtigen Kunden bringen, und das zur rechten Zeit und über den richtigen Kanal. Leichter gesagt als getan!
Unterscheiden sie sich großartig von ihren Kollegen?
In großen Firmen wird viel über Content-Erstellung und Silos geredet.
Ihre Arbeitsweise ist vielleicht ein wenig anders, aber im Großen und Ganzen ist sie sich doch sehr ähnlich.
Marketing-Content braucht mehr Mit- und Zusammenarbeit als Content in der Technischen Dokumentation. Alle internen Bereiche arbeiten, neben externen Beteiligten, wie Agenturen etc, daran mit. Fairerweise muss man sagen, dass auch TechDocs-Abteilungen viele fremde Inhalte, wie z.B. Herstellerinformationen in ihre Dokumentationen integrieren.
Aber Marketing-Menschen wollen nunmal kein XML lernen! Sie wollen Intelligenten Content erstellen — sie wollen Content wiederverwenden, Translation Memory Systems (TMS) nutzen, sowie Material zur Vertriebsunterstützung erstellen und verwalten. Was sie brauchen ist eine einfach bedienbare Benutzeroberfläche und eine auf Kollaboration ausgelegte Umgebung zur Dokumentenerstellung.
Und wie Marcia Riefer Johnston in ihrem Artikel Intelligent Content: The Elephant and Its Parts feststellt: “Technologie kann nur dann effektiv arbeiten, wenn die nötigen Strukturen bestehen. Technologien erschaffen diese Strukturen nicht, Menschen tun das.”
XML hat im Bezug auf strukturiertes Schreiben seine Vorteile, aber es stellt nicht das optimale Medium für den Austausch von Wissen und für die kollaborative Dokumentenerstellung dar. Mit XML kann man sich nicht wirklich auf das Schreiben selbst konzentrieren, wenn man nicht ein DITA oder XML-Profi ist. Man muss die ganze Zeit Opening und Closing Tags einfügen und es gibt zu viele Elemente für eine “normale” Textstruktur. Und mal ehrlich, XML-Editoren sind nicht für Jedermann in einer Firma oder gar für Agenturen und Zulieferer gemacht.
Für viele Teammitglieder ist es eine Herausforderung, sich an die Komplexität von XML zu gewöhnen, um effektiv zusammenarbeiten zu können. Um wirklich kollaborativ arbeiten zu können, ist ein Tool nötig, dass sowohl einfache Bedienbarkeit über eine gewohnte Benutzeroberfläche, als auch die Vorteile von XML im Bezug auf Struktur und Wiederverwendbarkeit bietet.

Und hier kommt SMASHDOCs ins Spiel.

Es kombiniert das, was Marketing kann, Technische Redaktionen tun müssen und Unternehmen tun wollen.

Kollaborative Content-Erstellung, sowie das Einbringen und Zusammenbringen aller Beteiligten zur gleichen Zeit in einem zentralen Dokument. Und wenn es um Wiederverwendbarkeit und XML geht – einfach auf den Knopf drücken und die Inhalte in CCMS, Word, Indesign-Dateien, etc. veröffentlichen. Und die wiederverwendbaren Objekte – wir nennen sie Abschnitte – können getagged, gelagert und unabhängig voneinander genutzt werden.

Und obendrauf gibt es Compliance und End-To-End-Kontrolle des Dokuments.

Ersetzen wir so Eure XML-Umgebung zur Dokumentenerstellung? Nein, diese wird immer noch gebraucht, aber nicht jeder möchte sie für bestimmte Aufgaben nutzen. Wenn man Inhalte nur bearbeiten, finalisieren und in einer bestehenden XML-Struktur speichern möchte, dann ist SMASHDOCs die perfekte Alternative zu hochkomplexen XML-Tools.

Ersetzen wir MS Word? Nein, SMASHDOCs produziert wunderschöne Word-Dokumente. Ihr möchtet einfach nur keine Dokumente gemeinschaftlich in Word erstellen. Hunderte von E-Mails hin und her zu schicken und Version über Version zu produzieren, ist ein absoluter Alptraum. Und wenn man dann noch eine Terminologieprüfung oder lingustische Prüfung in SMASHDOCs einbindet, kann man die Inhalte in dem CMS speichern und hat damit konsistente Inhalte.

Content ist ein wertvolles, strategisches Asset. Daher ist es essentiell, dass Mitglieder eines Teams effektiv zusammenarbeiten. Und ein Team kann auch Agenturen, Lieferanten und andere Content-Lieferanten enthalten. Widersprüchlicher Content verhindert den Aufbau von Markentreue, da Inkosistenzen im Content Kunden verwirren können. Um Silostrukturen zu überwinden und Intelligenten Content zu erstellen, braucht es eine klare Benutzeroberfläche zur Contenterstellung und Kollaboration in Kombination mit den Produktionsvorteilen von XML.

Christian GerickeCRO, smartwork solutions GmbH, @cgericke

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