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Querverweise einfach und übersichtlich

Querverweise sind Verweise im Text auf andere Abschnitte, also sowas wie “siehe hierzu Ziffer 2.5.1” oder “wie bereits in Kapitel 5.3 beschrieben”. Seien dies nun ein Google Docs Querverweis oder ein Microsoft Word Querverweis. 

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Google Docs Querverweis und Microsoft Word Querverweis

Es gibt Dokumente, die sind voll davon. Denke mal an Verträge, Fachkonzepte, wissenschaftliche Arbeiten oder Handbücher. Solche Querverweise werden oftmals “hart” geschrieben, was solange kein Problem ist, solange sich die Nummerierungsstruktur eines Dokuments nicht ändert. Wenn aber zum Beispiel nachträglich ein Kapitel vorher eingefügt wird, dann wird aus Kapitel 1.6 effektiv Kapitel 2.6.

Das Gleiche gilt für Nummerierungen von Abbildungen und Tabelle usw. Hat man die Nummerierung “hart” geschrieben, bedeutet das manuelle Anpassung. Jedes Mal, wenn sich die Struktur des Dokuments ändert und bestehende Querverweise davon betroffen sind.

Deshalb ist es cleverer, einen Querverweis nicht “hart” zu schreiben, sondern einen dynamischen Link dafür einzufügen. Eigentlich ist das ganz einfach, aber jeder, der das schon mal in Microsoft Word oder GoogleDocs gemacht hat, weiß, dass das Erstellen, Verwalten und Aktualisieren von Querverweisen alles andere als einfach ist.

Als wir begonnen haben über die Funktion “Querverweis” in SMASHDOCs nachzudenken, wollten wir das Thema viel einfacher und übersichtlicher gestalten als bisher. Und weil ein SMASHDOC ein intelligentes Dokument ist, war das auch gar kein Problem.

Um einen neuen Querverweis zu erstellen, klickst Du einfach an die gewünschte Stelle im Textabschnitt, an welcher der Querverweis eingefügt werden soll, und wählst dann über das Link-Menü oben die Option “Querverweis“. Nun erscheint eine Liste mit allen Abschnitten, die referenziert werden können, also:

  • Überschriften ohne Nummerierung
  • Überschriften mit Nummerierung
  • Nummerierte Textabschnitte
  • Bilder
  • Tabellen

Wähle nun den Abschnitt, auf den Du verweisen willst und bestimme, wie dieser im Dokument angezeigt werden soll:

  • nur als Nummerierung (“1.5.2”),
  • als Nummerierung zusammen mit dem Inhalt des referenzierten Textabschnitts “1.5.2 (Weitere Bedingungen)” bzw. mit der Unterschrift zu einem Bild oder einer Tabelle “Abbildung 13 (Prozessablauf)” oder
  • nur der Inhalt des referenzierten Textabschnitts “Weitere Bedingungen” bzw. die Unterschrift zu einem Bild oder einer Tabelle

Dann einfach auf “Erstellen” klicken – und fertig.

 

Wenn Du auf einen Querverweis klickst, zeigt Dir SMASHDOCs den Inhalt des referenzierten Abschnitt in einem kleinen Zusatzfenster an. So kannst Du kurz “nachsehen”, was die Referenz beinhaltet, ohne gleich dahin springen zu müssen. Das ist superpraktisch.

Im Zusatzfenster kannst Du dann wählen, ob Du direkt zur Referenz springen oder diese bearbeiten bzw. löschen möchtest (die letzten beiden Optionen stehen jedoch nur Nutzern mit den Rollen Bearbeiten oder Entscheiden zur Verfügung).

Crossreferences - click and go to - screenshot

Ändert sich die Nummerierungsstruktur Deines Dokuments, zeigen die Querverweise trotzdem weiterhin auf die richtigen Abschnitte.

Die Nummerierungen von Querverweisen werden aktuell noch nicht automatisch angepasst, wenn Du die Nummerierungsstruktur des Dokuments änderst bzw. wenn Andere dies tun, während Du das Dokument geöffnet hast. Einfach die Seite neu laden, und alles ist korrekt berechnet. Wenn Du ein Dokument exportierst, werden die Nummerierungen aber schon korrekt berechnet. 🙂

Die automatische Nummerierungsanpassung kommt in Kürze zusammen mit vielen weiteren, sehr coolen Funktionen, die Du so noch nicht im Zusammenhang mit Querverweisen gesehen hast. Bleib’ gespannt und viel Spass mit Querverweisen in SMASHDOCs.

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